Автоматизований облік спрощує роботу бухгалтера, адже кожен документ формує проведення в обліку самостійно. Проте, ми часто забуваємо, що з програмою працює людина. Що ж стосується BAS - то й досвідчений бухгалтер може вскочити в халепу, адже тут потрібно ще й розуміти як працює сама програма. Невірно внесені довідники, чи не поставив якусь галочку - і маєш помилку в обліку. Тому я хочу дати вам шпаргалку, скоритавшись якою, ви зможете скласти звітність не тільки в BAS, а й вручну на 99% правильно (один відсоток залишимо на те, що деякі операції ви просто не провели).
І так, алгоритм ваших дій в кінці кожного кварталу:
1. Перед складанням звітності проводимо групове перепроведення документів (тільки автоматизований облік). Це дозволить вам виявити помилки пов'язані зі зміною часу і дати документів.
2. Перевіряємо, чи закриті всі місяці. Враховуйте, що закриття місяця має бути передостаннім документом у місяці, а визначення фінансових результатів останнім. Якщо цей порядок порушено, ви матимете залишки по дев'ятому (восьмому) та сьомому класу рахунків, що недопустимо при складанні фінансової звітності.
3. Проводимо інвентаризацію каси. Перевіряємо чи сходяться фактичні залишки коштів зі звітом касира.
4. Проводимо інвентаризацію банківських рахунків. Перевіряємо чи залишки в обліку дорівнюють залишкам за виписками.
5. Проводимо інвентаризацію розрахунків з контрагентами. Як це зробити правильно:
- формуємо акти звірки розрахунків станом на останню дату кварталу;
- надсилаємо своїм покупцям (в першу чергу) та постачальникам, які не надіслали вам свої акти звірки (можна в електронному вигляді). Хоча існує негласне правило - ви надсилаєте покупцям, а вам надсилають постачальники - воно не завжди працює;
- усуваєте неточності виявлені при звірці;
- формуємо оригінали актів звірки і розсилаємо для підпису (можна через медок чи папку приват24);
- призначаємо наказом комісію для проведення інвентаризації, яка розглядає акти звірки і своїми підписами підтверджує дебіторську та кредиторську заборгованість. Акт інвентаризації формуємо в журналі "Інвентаризація розрахунків" в BAS.
- якщо за актами звірки всі розрахунки у вас закриті, все одно комісія підписує Акт в якому зазначаємо: "Під час проведення інвентаризації розрахунків з контрагентами, на підставі погоджених актів звірки, дебіторської та кредиторської заборгованості не виявлено".
6. Проводимо Інвентаризацію запасів. Як провести:
- призначаємо наказом комісію;
- формуємо облікові залишки, проте на склад краще видати лише перелік номенклатури;
- комісія перераховує і записує залишки;
- якщо у вас є сканер кодів то результат інвентаризації відразу потрапляє в BAS, якщо ні то вносимо їх вручну;
- виявлені при інвентаризації надлишки - оприбутковуємо, недостачі - списуємо.
- комісія підписує Інвентаризаційний опис.
7. Проводимо інвентаризацію основних засобів та нематеріальних активів. Комісія підписує Інвентаризаційний опис.
8. Проводимо інвентаризацію фінансових активів, якщо такі є. Перевіряємо суми і відсотки депозитів, кредитів, відображення дивідендів і часток у капіталі інших підприємств та ін. активи.
9. Проводимо звірку розрахунків за податками з електронним кабінетом. Платникам єдиного податку рекомендую замовити довідку про відсутність заборгованості зі сплати податків на кінець року. Перевіряємо суми і відсотки депозитів, кредитів, відображення дивідендів і часток у капіталі інших підприємств та ін. активи.
Пункти 10, 11, 12 лише для платників ПДВ.
10. Звіряємо залишки по спец рахунку з ПДВ з електронним кабінетом (розділ СЕА ПДВ - Реєстр транзакцій), саме там знаходиться виписка.
11. Перевіряємо залишки по авансових рахунках з ПДВ за формулами: к.с.6431 = к.с.3711/6
к.с. 6441=к.с.6811/6, якщо не використовуємо рахунки авансів потрібно відкрити оборотку по 361 і 631 в розрізі
договорів і документів: к.с. 6431=к.с. по КТ 361/6, к.с. 6441=к.с. по ДТ 631/6.
12. Залишок за рах. 6412 "Розрахунки з бюджетом по ПДВ" повинен дорівнювати поданій декларації з ПДВ за останній місяць періоду, квартальникам - за квартал.
13. Проводимо востаннє групове перепроведення документів та Експрес перевірку бухгалтерського обліку.
14. Формуємо та роздруковуємо оборотно-сальдову відомість за всіма рахунками.
15. Формуємо фінансову звітність і виводимо розшифровку кожного заповненого рядка.
16. Звіряємо розшифровку з обороткою. І тільки тоді, коли все зійшлося, друкуємо фінансову звітність і подаємо її у контролюючі органи.